在留資格認定証明書の企業側手続き──申請者、カテゴリー別書類、審査期間と電子COE【2026年版】

海外在住のプロセスエンジニアに内定を出した翌週、人事部長は配属先の部長から「いつから来られるのか」と聞かれた。在留資格の申請はこれから、書類の取り寄せに数週間、審査に1〜3か月、そのあと本人が現地で査証を取り、退職の手続きを終えて来日する。指を折って数えると、着任は早くても4か月後になる。配属先が想定していたのは「来月から」だった。

海外から外国人エンジニアを呼ぶとき、企業がまず行う手続きが在留資格認定証明書（COE）の交付申請である。本人は海外にいるため、申請は日本国内で受入れ機関の職員か、行政書士などの申請取次者が行うことになる。審査の期間は企業の側では短縮できないが、提出書類の準備、申請の方法、交付後の段取りは企業の側で設計できる。

この記事では、在留資格認定証明書の交付申請を企業の実務として整理する。申請者、カテゴリーによる提出書類の違い、出入国在留管理庁が公表する処理期間、オンライン申請と電子交付、交付後の査証・入国・在留カードまでの流れ、着任時期で見送られないための段取り、日本在住者を採る場合との比較、派遣で受け入れる場合の書類の順に扱う。在留資格の種類と雇用の基礎は外国人エンジニア雇用に関するビザ・法律の基礎知識で、在留資格別のリードタイムの比較は半導体エンジニアの採用期間で扱っているため、本記事は認定証明書の申請手続きそのものに絞る。

この記事の要点

• 在留資格認定証明書は、受入れ機関の職員や申請取次者が日本国内で申請できる。手数料はかからず、標準処理期間は1か月〜3か月とされている。

• 出入国在留管理庁が公表する平均処理日数では、技術・人文知識・国際業務の認定証明書は2026年3月許可分で69.7日、7月許可分で49.8日だった。春の就職時期に向けて長くなる傾向がある。

• 提出書類はカテゴリーで大きく変わる。カテゴリー1・2はその他の資料が原則不要で、カテゴリー3・4は契約・学歴・会社の資料が必要になる。

• 2023年3月から認定証明書を電子メールで受け取れるようになり、本人は転送されたメールで査証を申請できる。認定証明書は交付から3か月以内に上陸申請しないと効力を失う。

• 海外からの呼び寄せは内定から就業開始まで数か月かかる。急ぎの求人では、日本在住で就労可能な人を採るほうが早い。

在留資格認定証明書は「企業が国内で申請し、本人が海外で査証を取る」二段構えである

在留資格認定証明書の手続きは、日本国内で受入れ機関の側が認定証明書を申請し、その交付を受けて本人が居住国の日本大使館・総領事館で査証を申請する、という二段構えで進む。企業が直接関与するのは前半の認定証明書の申請である。

認定証明書は、日本で行おうとする活動が在留資格の要件に適合していることを、入国前に出入国在留管理庁が審査して証明する文書である。本人は認定証明書を添えて査証を申請し、査証を受けて入国する。認定証明書があると、在外公館での査証審査と空港での上陸審査が円滑に進む。

この流れのうち、企業が短縮できないのは2の審査期間と4の査証審査である。逆に、1の書類の準備、3の送付、5の住居の手配は企業の段取りで早められる。

誰が申請するか──本人・受入れ機関の職員・申請取次者

認定証明書の申請は、本人が海外にいる場合、受入れ機関の職員か、行政書士・弁護士などの申請取次者が行うのが実務である。社内で申請するか外部に依頼するかは、年間の採用人数と書類の難しさで決める。

出入国在留管理庁の案内では、申請できるのは、申請人本人、当該外国人を受け入れようとする機関の職員その他法務省令で定める代理人、そして申請取次者（弁護士、行政書士、公益法人の職員など）とされている。申請先は、居住予定地または受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署で、手数料はかからない。窓口申請の場合、郵送での提出は受け付けていない。

社内の職員が申請する形は、採用が定期的にあり担当者を置ける企業に向いている。窓口に出向くか、オンライン申請の利用申出を済ませておく必要がある。初めての採用で書類の組み立てに不安がある場合は、行政書士・弁護士などの申請取次者に依頼すれば、職務内容と学歴の関連性の説明まで任せられる。本人による申請は、本人が短期滞在などで日本にいる場合に限られ、海外在住者の通常の採用では使わない。

初めて外国人エンジニアを呼ぶ企業では、職務内容と本人の専攻・職歴との関連性の説明で追加資料を求められやすい。社内で申請する場合でも、最初の1件は申請の専門家に書類を確認してもらうと、追加資料による遅れを防ぎやすい。

カテゴリー1〜4で提出書類の重さが変わる

認定証明書の提出書類は、受入れ機関のカテゴリーによって大きく変わる。カテゴリー1・2は申請書と写真、カテゴリーを証明する資料などで足り、カテゴリー3・4は契約・学歴・会社の資料を一式揃える必要がある。

出入国在留管理庁の技術・人文知識・国際業務の案内では、カテゴリー1・2について「その他の資料は原則不要」とされている。カテゴリーは、上場企業などがカテゴリー1、前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上の機関などがカテゴリー2、法定調書合計表を提出しているがその基準に満たない機関がカテゴリー3、それ以外がカテゴリー4となる。

2026年4月15日からは、カテゴリー3・4の機関に所属機関の代表者に関する申告書の提出が求められ、言語能力を用いて対人業務に従事する場合はCEFRのB2相当の言語能力を証する資料も必要になった。改正の内容と対人業務の線引きは技人国の2026年4月改正で整理しているため、本記事では詳しく扱わない。

カテゴリー3の機関は、在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けると、カテゴリー2と同様の資料で申請できるようになる。海外からの採用を継続する方針の企業では、採用を始める前に利用申出を済ませておく価値が大きい。

審査期間は出入国在留管理庁の公表データで見積もる

認定証明書の審査期間は、標準処理期間の1か月〜3か月を前提にしつつ、出入国在留管理庁が毎月公表する在留審査処理期間で、直近の実績を確認して見積もるべきである。同じ在留資格でも、時期によって1か月近い差が出る。

出入国在留管理庁は、在留資格ごとに認定証明書の交付までの平均日数を公表している。技術・人文知識・国際業務の認定証明書の交付までの日数は次のとおりである。

この日数は申請の受理から交付までの期間で、追加資料の提出を求められた場合は、その資料が提出されるまでの日数も含まれる。不許可や取下げは含まれない。出入国在留管理庁は、例年4月の就職時期に向けて申請が増え、就労資格の審査期間が長くなる傾向があると注記している。

見積もりの実務では、次の点を押さえておく。

• 2月〜3月の申請は混み合う時期に当たる。春の着任を目指すなら、年明け前に申請できるよう選考を前倒しする。

• 平均日数には追加資料の期間が含まれるため、書類の不備を減らすことが最も効く短縮策である。

• 公表値は平均であり、個別の案件で何日かかるかは保証されない。着任日は余裕を持って設定する。

オンライン申請と電子交付で短縮できるところ

オンライン申請と認定証明書の電子交付を使うと、窓口への移動と海外への郵送の時間を省ける。審査そのものは短くならないが、申請前後の手間と日数は確実に減る。

在留申請オンラインシステムでは、認定証明書の交付申請をオンラインで行える。受入れ機関の職員が使う場合は、事前に利用申出を行い、承認を受ける必要がある。承認までにも時間がかかるため、1件目の内定が出てから着手したのでは、その1件目に間に合わないことがある。

また、2023年3月17日から、認定証明書を電子メールで受け取れるようになった。オンライン申請では受領方法でメールを選び、窓口申請でも事前に利用者登録をして電子交付の希望申出書を提出すれば、電子メールで受け取れる。受け取ったメールは本人に転送でき、本人は在外公館でそのメールを提示して査証を申請できる。空港での上陸申請でも、メールの提示で手続きができる。紙の認定証明書を国際郵便で送る時間と費用がかからない。

電子交付の場合も、受領後にメール内のURLから受領登録を行う必要がある。代理人が本人に代わって査証を申請する場合は、紙の原本・写しや印刷物の提出が求められるため、居住国の在外公館の運用を確認しておく。

交付後の3か月──査証、入国、在留カード、住居地の届出

認定証明書の交付を受けたら、交付から3か月以内に本人が入国できるよう、査証の申請、退職の手続き、航空券、住居を並行して進める。認定証明書は交付から3か月以内に上陸申請をしなければ効力を失う。

外務省によると、査証の審査期間は、申請内容に特に問題がなければ申請受理の翌日から5業務日である。ただし、申請が多い時期や、慎重な審査が必要と判断された場合は、1か月以上かかることもある。本人の現職の退職手続きが長い国や職種もあるため、退職の予告の時期は内定の段階で本人と確認しておく。

入国時には、主要な空港で上陸許可とあわせて在留カードが交付される。在留カードが交付されない空港から入国した場合は、住居地の届出のあとに郵送で交付される。本人は住居を定めてから14日以内に、市区町村の窓口で住居地を届け出る必要がある。住民登録、マイナンバー、銀行口座、携帯電話の手続きはこの届出が起点になるため、入国の前に住居を決めておくことが就業開始の早さを左右する。

就業開始後の在留カードの確認方法は在留カードの確認と企業の義務で解説している。

着任時期で見送られないための段取り

海外在住の候補者は、内定から就業開始まで数か月かかるため、着任を急ぐ求人では技術面の評価が高くても見送られることがある。認定証明書の手続きを理解したうえで、開始時期を最初に確認する進め方に変えるべきである。

弊社の提案でも、書類選考で技術面の評価を得たあとに、開始時期が先の日付であることを理由に見送られた例がある。海外在住で認定証明書の取得から始める候補者は、提案時点での就業開始が約6か月先になることもあり、着任を急ぐ立ち上げ期の求人とは合わなかった。

一方で、すべての求人が急ぐわけではない。着任時期に余裕がある求人であれば、海外からの呼び寄せは、国内では見つからない専門性に届く有力な選択肢である。求人ごとに待てる期間を確認し、それに合うルートの候補者を当てることが大切である。

日本在住者を採る場合との比較

着任を急ぐ求人では、日本在住で就労可能な在留資格を持つ人を採るほうが、認定証明書の手続きが不要な分だけ早い。弊社の実績では、日本在住で就労可能な人の転職のリードタイムは1〜2か月程度である。

日本に在住して技術・人文知識・国際業務の在留資格を持つ人は、転職後の業務が同じ在留資格の範囲に収まれば、在留資格を変更せずに転職できる。就労資格証明書の取得は任意である。一方、高度専門職1号ロの人は、転職の前に在留資格の変更許可を受ける必要があり、1.5か月程度以上を見込む。

日本在住の外国人エンジニアを中途採用する際の在留資格の確認はすでに日本にいる外国人エンジニアを中途採用するで詳しく扱っている。

派遣で受け入れる場合の申請書類

外国人エンジニアを派遣で受け入れる場合、認定証明書を申請する受入れ機関は、エンジニアを雇用する派遣元である。派遣先は、誓約書の作成と派遣契約の写しの提供で申請に関わる。

出入国在留管理庁の技術・人文知識・国際業務の案内では、派遣契約に基づいて就労する場合、申請人の派遣労働に関する誓約書を所属機関（派遣元）用と派遣先用の2通、さらに派遣先での活動内容と派遣契約期間を明らかにする資料として、労働条件通知書（雇用契約書）と労働者派遣個別契約書の写しを提出することとされている。カテゴリーにかかわらず求められる書類である。

派遣先での業務内容は、在留資格の活動範囲に収まっている必要がある。派遣先は、業務内容と派遣期間を早めに確定させることで、申請書類の準備を支えることになる。派遣は3〜6か月ごとの契約更新で稼働を継続する例が多い。

派遣先が受け入れを決めてから就業開始までの手順全体は、海外エンジニアの派遣受け入れガイドで8つの手順に分けて整理している。

よくある質問

Q. 在留資格認定証明書の申請に手数料はかかりますか。

かかりません。出入国在留管理庁の案内でも、在留資格認定証明書交付申請の手数料はかからないとされています。行政書士などの申請取次者に依頼する場合は、その報酬が別途必要です。

Q. 在留資格認定証明書の審査にはどれくらいかかりますか。

標準処理期間は1か月〜3か月です。出入国在留管理庁が公表する平均処理日数では、技術・人文知識・国際業務の認定証明書は2026年3月許可分で69.7日、7月許可分で49.8日でした。春の就職時期に向けて長くなる傾向があるため、直近の公表値を確認して見積もってください。

Q. 本人が海外にいても、会社が申請できますか。

できます。受入れ機関の職員や、行政書士・弁護士などの申請取次者が、日本国内で申請できます。申請先は、居住予定地または受入れ機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署です。

Q. 自社がカテゴリー3の場合、提出書類を減らす方法はありますか。

あります。在留申請オンラインシステムの利用申出を行い、承認を受けると、カテゴリー2と同様の資料で申請できます。承認までに時間がかかるため、採用を始める前に手続きしておくことをおすすめします。

Q. 在留資格認定証明書に有効期限はありますか。

あります。交付から3か月以内に上陸申請をしなければ効力を失います。交付後すぐに本人が査証を申請し、退職の手続きと渡航の準備を進められるよう、段取りを先に組んでおいてください。

Q. 認定証明書を電子メールで受け取った場合、本人に紙で送る必要はありますか。

原則として必要ありません。受け取ったメールを本人に転送し、本人は在外公館でそのメールを提示して査証を申請できます。ただし、代理人が査証を申請する場合は、紙の原本・写しや印刷物が求められます。

Q. 派遣で受け入れる場合、派遣先が準備する書類はありますか。

あります。派遣労働に関する誓約書の派遣先用への署名と、労働者派遣個別契約書の締結が必要です。申請自体は雇用主である派遣元が行います。

まとめ

• 在留資格認定証明書は、受入れ機関の職員や申請取次者が日本国内で申請し、本人が交付後に居住国で査証を取る。手数料はかからない。

• 提出書類はカテゴリーで変わり、カテゴリー1・2はその他の資料が原則不要である。カテゴリー3はオンライン申請の利用申出の承認でカテゴリー2と同様の資料にできる。

• 審査期間は標準処理期間1か月〜3か月を前提に、出入国在留管理庁が公表する平均処理日数で直近の実績を確認する。春の就職時期は長くなる傾向がある。

• 電子交付を使えば、認定証明書を本人にメールで転送できる。交付から3か月以内の上陸申請に向けて、査証・退職・住居を並行して進める。

• 海外からの呼び寄せは数か月かかる。急ぎの求人では、日本在住で就労可能な人を採るほうが早く、開始可能日は選考の最初に確認する。

• 派遣では派遣元が申請し、派遣先は誓約書と派遣個別契約書で申請に関わる。

淡路グローバルゲートウェイ（AGG）では、半導体分野の外国人エンジニアの派遣と人材紹介をご支援しております。日本在住で就労可能なエンジニアのご紹介のほか、海外から呼び寄せる場合の就業開始時期の見通しもご相談いただけます。無料相談フォームからお気軽にお問い合わせください。

監修者

Naoya Mitani /淡路グローバルゲートウェイ（AGG）　事業統括責任者

インドITエンジニアの可能性に着目し、AGGのIT人財部を設立しました。事業統括責任者として、エンジニア派遣事業の戦略立案と実行を担っています。