外国人エンジニアの雇用契約書・労働条件通知書を英語で作る──2024年改正の明示事項と入管書類との整合【2026年版】

海外から呼び寄せたエンジニアが入社して3か月が経ったころ、本人から人事に質問が届いた。英語の契約書には「Overtime will be paid」とだけ書かれていたのに、給与明細には残業代の行がない。調べると、日本語の雇用契約書には「月20時間分の固定残業代を基本給に含む」とあり、英語版にはその一文が訳されていなかった。入管に提出したのは日本語版で、本人が読んで署名したのは英語版だった。どちらが正しいのか、会社も答えに窮した。

外国人エンジニアの雇用で書面のトラブルが起きるのは、英語が不得手だからではない。日本語版と英語版の内容がずれていること、どちらが優先するかを決めていないこと、在留資格の申請書類と実際の契約内容が一致していないことが原因である。2024年4月には労働条件の明示事項が追加され、就業場所と業務の「変更の範囲」まで書面で示す必要がある。

この記事では、外国人エンジニアを雇う企業が、雇用契約書と労働条件通知書を英語で作るときの実務を整理する。在留資格の種類と申請手続きの全体は外国人エンジニア雇用に関するビザ・法律の基礎知識で扱っているため、本記事は書面の作り方に絞る。

この記事の要点

• 労働条件通知書は労働基準法で交付が義務づけられた書面である。日本語版を正本とし、英語版を訳文として交付し、どちらが優先するかを条項で明記する。

• 2024年4月から、就業場所と業務の「変更の範囲」、有期契約の更新上限、無期転換に関する事項が明示事項に加わった。

• 厚生労働省は外国人労働者向けのモデル労働条件通知書を英語などの言語で公表しており、これを土台にすると明示事項の漏れを防げる。

• 業務内容と報酬は、在留資格の申請で入管に提出した書類と一致させる。一致しない契約は在留資格の更新で問題になる。

• 派遣で受け入れる場合、派遣元は労働条件通知に加えて労働者派遣法の就業条件明示を行う。派遣先の業務内容は在留資格の範囲に収まっている必要がある。

外国人エンジニアの契約書面は「日本語の正本＋英語の訳文」で作る

外国人エンジニアとの契約書面は、日本語版を正本とし、英語版を内容が完全に一致する訳文として作るのが基本である。英語版だけで作ることも法律上は妨げられないが、入管や労働基準監督署への説明、社内の規程との整合を考えると、日本語の正本があるほうが管理しやすい。

まず書面の種類を整理しておく。労働条件通知書は、労働基準法第15条に基づき、使用者が労働契約の締結時に交付しなければならない書面である。雇用契約書は、会社と本人が合意したことを双方の署名で残す書面で、作成そのものは法律上の義務ではない。実務では、両方の役割を1通にまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使う会社が多い。

厚生労働省の外国人雇用管理指針は、外国人労働者に労働条件を明示する際、母国語その他の当該外国人が使用する言語または平易な日本語を用いるなど、本人が理解できる方法で明示するよう努めることを求めている。英語で仕事をするエンジニアであれば、英語の訳文を用意するのが現実的である。

書面で明示しなければならない事項

労働条件通知書には、法律で書面による明示が義務づけられた事項を漏れなく書く必要がある。英語版を作るときも、この項目立てを崩さないことが重要である。

労働基準法施行規則第5条は、労働契約の締結時に明示すべき事項を定めている。このうち次の事項は、原則として書面の交付で明示しなければならない。本人が希望した場合は、電子メールなどの方法で明示することも認められている。

昇給に関する事項は、明示は必要だが書面でなくてもよい事項とされている。ただし外国人エンジニアの場合、昇給の有無と時期は処遇への不満につながりやすいため、書面に含めておくほうがよい。

2024年4月の改正で加わった「変更の範囲」と有期契約の事項

2024年4月1日から、労働条件の明示事項に「就業場所・業務の変更の範囲」が加わり、有期契約については更新上限と無期転換に関する事項も加わった。外国人エンジニアの書面では、変更の範囲の書き方が在留資格の観点からも重要になる。

厚生労働省の案内によれば、就業場所と業務は、雇入れ直後のものに加えて、将来の配置転換などで変わりうる範囲を明示する。たとえば「雇入れ直後：本社の設計部、変更の範囲：会社の定める事業所」「雇入れ直後：回路設計、変更の範囲：会社の定める業務」のように書く。

外国人エンジニアの場合、業務の変更の範囲を「会社の定める業務」と広く書いても、実際に配置できるのは在留資格の活動範囲に収まる業務に限られる。技術・人文知識・国際業務（技人国）の技術者に、製造ラインでの単純作業を主たる業務として担わせることはできない。英語版では「within the scope permitted by the employee's status of residence」のように、在留資格の範囲内であることを添えておくと、本人の不安も和らぐ。

厚生労働省のモデル労働条件通知書を土台にする

英語の労働条件通知書は、厚生労働省が公表している外国人労働者向けのモデル労働条件通知書を土台にして作るのが確実である。日本語と外国語が併記された様式で、明示事項の項目が揃っている。

モデル労働条件通知書は、英語、中国語、韓国語、ベトナム語、インドネシア語などの言語版が、厚生労働省と各都道府県労働局のウェブサイトで公表されている。使うときは、2024年4月の改正に対応した版かどうかを必ず確認する。古い版を流用すると、変更の範囲や更新上限の欄がなく、明示が漏れる。

モデルを使う際の手順は次のとおりである。

• 日本語の欄に自社の労働条件を記入し、これを正本とする。

• 英語の欄は、日本語の記入内容をそのまま訳す。英語版にだけ説明を足したり、省いたりしない。

• 固定残業代、控除項目、試用期間など、モデルの欄に収まらない事項は別紙にまとめ、別紙も日英併記にする。

• 就業規則の参照箇所を示す場合は、英語の要約がどこにあるかも書く。

日本語版と英語版のどちらを優先するかを条項で決める

日本語版と英語版の両方を交付するなら、どちらが優先するかを契約書の中に条項として明記するべきである。法律に定めはないため、決めていないと冒頭の例のように、ずれが生じたときに答えが出ない。

一般的には、日本語版を正本とし、英語版は参考訳とする条項を置く。英語では「This English translation is provided for reference only. In the event of any discrepancy between the Japanese and English versions, the Japanese version shall prevail.」のように書く。

ただし、この条項があれば英語版の誤訳がすべて許されるわけではない。本人が英語版しか読めないことを会社が知りながら、英語版に重要な条件を書かなかった場合、その条件について本人と合意していたと主張するのは難しくなるおそれがある。優先条項は、訳文を正確に作ったうえでの保険と考える。

業務内容と報酬は在留資格の申請書類と一致させる

労働条件通知書と雇用契約書の業務内容・報酬・雇用期間は、在留資格の申請で出入国在留管理庁に提出した書類と一致させる必要がある。ずれていると、在留期間の更新や転職時の手続きで説明を求められる。

技人国の在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請では、労働基準法第15条に基づいて交付される労働条件を明示する文書の写しを提出する。審査では、従事する業務が本人の学歴・職歴と関連しているか、報酬が日本人が従事する場合と同等額以上かが確認される。

入社後に業務内容や勤務地が変わる場合は、変更後の業務が在留資格の範囲に収まっているかを配置の前に確認する。在留カードの確認と業務内容の照合の手順は在留カードの確認は企業の責任で整理している。2026年4月の技人国の取扱い変更で言語能力の立証が必要になる場合もあり、その内容は技人国の2026年改正で扱っている。

試用期間・残業・賃金控除の書き方

試用期間、時間外労働、賃金の控除は、外国人エンジニアとの間で誤解が生じやすい項目であり、英語版でも省略せずに具体的に書くべきである。

試用期間は、期間と、本採用を判断する基準を書く。英語の「probation」は国によって受け止め方が違い、試用期間中はいつでも自由に解雇できると理解している人もいれば、試用期間中は待遇が大きく違うと考える人もいる。労働基準法上、試用期間中の者でも雇入れから14日を超えれば解雇予告の規定が適用される。

税金と社会保険料以外を賃金から控除するには、労働基準法第24条に基づく労使協定が必要である。社宅費や寮費を控除する場合は、協定の有無を確認したうえで、項目と金額を英語版にも書く。住民税の仕組みは外国人エンジニアにとって分かりにくいため、海外から来日した初年度は住民税がかからず、翌年度から控除が始まることを説明しておくと誤解を防げる。

退職・解雇・帰国費用の書き方

退職と解雇の事項は書面での明示が必須であり、外国人エンジニアの場合は帰国費用の扱いまで含めて決めておくべきである。

退職の申出は、就業規則で「退職の1か月前までに申し出ること」などと定めるのが一般的である。ただし期間の定めのない雇用では、民法第627条により、本人は2週間前に申し入れれば退職できる。就業規則の定めは、引き継ぎの協力を求める根拠として書き、英語版でも強制力を誇張しない表現にする。

帰国費用については、法律上の負担関係を押さえておく必要がある。労働基準法第15条は、明示された労働条件が事実と異なる場合、労働者は即時に契約を解除でき、就業のために住居を変更した労働者が契約解除の日から14日以内に帰郷する場合は、使用者が必要な旅費を負担しなければならないと定めている。書面と実態が違えば、会社が帰国旅費を負担する義務を負いうるということである。

一方、「1年以内に退職した場合は渡航費を返還する」といった条項は注意が要る。労働基準法第16条は、労働契約の不履行について違約金を定めたり、損害賠償額を予定したりする契約を禁じている。渡航費や研修費の返還を定める場合は、返還の対象・金額・免除の条件を明確にし、退職を不当に拘束する内容にならないよう、社会保険労務士などの専門家に確認するのが確実である。

派遣の場合は労働条件通知と就業条件明示の2本立てになる

外国人エンジニアを派遣で受け入れる場合、書面を交付するのは雇用主である派遣元であり、労働基準法の労働条件通知に加えて、労働者派遣法の就業条件明示が必要になる。

派遣元は、雇入れ時に労働条件を明示し、労働者派遣法に基づく待遇に関する事項の説明を行う。派遣のたびに、派遣先での業務内容、就業場所、指揮命令者、派遣期間、就業日、始業・終業の時刻、安全衛生、苦情の処理などを就業条件として明示する。実務では、両方を1通にまとめた書面を使うことが多い。

派遣先として注意したいのは、派遣契約で定めた業務内容が、派遣労働者の在留資格の範囲に収まっていることである。派遣先で契約外の業務を指示すると、就業条件明示の内容と実態がずれ、在留資格の面でも問題になりうる。派遣の期間制限と在留期間の管理は派遣の抵触日と3年ルールで整理している。

交付から保管・改定までの運用を決める

外国人エンジニアの契約書面は、作って交付すれば終わりではなく、交付・保管・改定の運用まで決めておくべきである。

交付の段階では、英語版を渡すだけでなく、オンラインでもよいので内容を説明する時間を設ける。特に変更の範囲、固定残業代、試用期間、退職の手続きは、本人が質問できる形で説明し、説明した日付を記録する。雇入れ後は、雇用保険の手続きと合わせて外国人雇用状況の届出をハローワークに行う。

改定の段階では、有期契約の更新時に変更の範囲と更新上限を改めて明示し、日本語版と英語版を同時に改定する。業務内容や勤務地が変わる場合は、変更後の業務が在留資格の範囲に収まるかを確認し、在留期間の更新時に提出する書類と内容がそろうようにしておく。

よくある質問

Q. 外国人エンジニアの労働条件通知書は英語で作らなければならないのですか。

法律で英語版の作成が義務づけられているわけではありません。ただし厚生労働省の外国人雇用管理指針は、本人が理解できる方法で労働条件を明示するよう努めることを求めています。英語で仕事をするエンジニアであれば、日本語版を正本とし、英語の訳文を添えて交付するのが現実的です。

Q. 日本語版と英語版の内容が違っていた場合、どちらが優先されますか。

法律に定めはないため、契約書の中で優先する言語を条項として決めておく必要があります。一般的には日本語版を正本とする条項を置きます。ただし、本人が英語版しか読めないことを知りながら英語版に重要な条件を書かなかった場合、その条件で合意していたと主張するのは難しくなるおそれがあります。訳文を正確に作ることが前提です。

Q. 2024年4月の改正で、外国人エンジニアの書面では何を追加すればよいですか。

就業場所と業務について、雇入れ直後のものに加えて変更の範囲を書きます。有期契約の場合は、更新上限の有無と内容、無期転換の申込機会と無期転換後の労働条件も明示の対象です。業務の変更の範囲は、在留資格の活動範囲に収まる業務であることを前提に書いてください。

Q. 入管に提出した書類と雇用契約書の内容は一致している必要がありますか。

一致させてください。在留資格の申請では労働条件を明示する文書の写しを提出し、業務内容と学歴・職歴の関連や、日本人と同等額以上の報酬かどうかが審査されます。申請後に業務内容や報酬の構成を変えると、在留期間の更新で説明を求められることがあります。

Q. 早期に退職した場合に渡航費を返還させる条項を入れてもよいですか。

慎重な検討が必要です。労働基準法第16条は、違約金や損害賠償額の予定を定める契約を禁じています。返還を定める場合は、対象・金額・免除の条件を明確にし、退職を不当に拘束しない内容にする必要があります。社会保険労務士などの専門家に確認することをおすすめします。

Q. 派遣で受け入れる外国人エンジニアの書面は、派遣先が用意するのですか。

いいえ、労働条件通知書や就業条件明示書を交付するのは雇用主である派遣元です。派遣先は、派遣契約で定めた業務内容の範囲で指揮命令を行い、その業務が在留資格の範囲に収まっていることを派遣元と確認してください。契約外の業務を指示しないことが大切です。

まとめ

• 労働条件通知書は交付が義務の書面である。日本語版を正本、英語版を訳文とし、優先する言語を条項で明記する。

• 2024年4月から、就業場所・業務の変更の範囲、有期契約の更新上限、無期転換に関する事項が明示事項に加わった。

• 厚生労働省の外国人労働者向けモデル労働条件通知書を、改正に対応した版で使うと漏れを防げる。

• 業務内容・報酬・雇用期間・勤務地は、在留資格の申請書類と一致させ、変更時は配置前に在留資格の範囲を確認する。

• 試用期間、固定残業代、賃金の控除、退職、帰国費用は、英語版でも省略せずに具体的に書く。

• 派遣では、派遣元が労働条件通知と就業条件明示を行い、派遣先は契約で定めた業務の範囲で指揮命令を行う。

淡路グローバルゲートウェイ（AGG）では、半導体分野の外国人エンジニアの派遣と人材紹介をご支援しております。派遣の場合は弊社が雇用主として、英語での労働条件の説明と就業条件の明示を行っており、受け入れる業務内容と在留資格の確認からご相談いただけます。無料相談フォームからお気軽にお問い合わせください。

監修者

Naoya Mitani /淡路グローバルゲートウェイ（AGG）　事業統括責任者

インドITエンジニアの可能性に着目し、AGGのIT人財部を設立しました。事業統括責任者として、エンジニア派遣事業の戦略立案と実行を担っています。